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やっちゃっていませんか?ワード、エクセルのファイルをメールで送るとか。

同窓会の参加申し込みなど、多数の方に送る場合は特にですが。
(今まさにパワーポイントのファイルで参加申し込みが届き、開けず困っているという相談がありました)

何でダメなのかご存じない方は、知らずに迷惑を掛けているかもしれません。
この機会に是非知っておかれると、人に迷惑を掛けないで済みます。
※但し、書類を訂正してもらう様なやりとりなど、エクセルやワードのファイルの必要がある用途は除く。

ワード、エクセル、パワーポイントで送った場合の問題点

  • 相手がワード、セクセル、パワーポイントを持っているとは限らない。
    • つまり相手が開けない。
      ワードとエクセルはパソコンに「タダ」で付いていると勘違いしている方が時々見えるが、パソコン代に2万円程度入っている。
      仕事で不要な方は、ワード、エクセル(Microsoftオフィス)を付けないで購入する方も増えている。
  • 編集ロックしない限り、内容を書き換え可能。
    • 例えば請求書、見積書をエクセルでそのまま送れば数字を変更できてしまう。
  • 相手の方では、印刷するとズレてしまうことがある。
    • 自分のパソコンで見ていると同じように、相手のパソコンで見られるとは限らない。
  • 文字のフォント
    • 相手のパソコンに同じフォントが入っていないと、「元のワードはかわいい丸文字で作ったのに、おっさん臭いゴシックになっとるやんけ!」みたいになる。
    • フォントのサイズが種類によっても微妙に違うので、1行で収まったところが2行になってしまって、レイアウトがズレたりする。

じゃあ、どしたらええの?

その為に、PDFがあるですよ。

PDFは、書類を開くことができるファイル。

ワードやエクセル、図面ソフト、その他様々なアプリで作ったファイルを、誰でも正しい状態で見られるようにと作られたのが、「PDF」なのだ!

例えるなら、ビデオを渡したいとき、
今ならDVDかブルーレイにすれば大抵は見てもらえる。
逆に、ビデオテープで渡されても、再生するデッキがない!

渡す人は、
「え?ビデオデッキくらい持っているでしょう?」

と思うかもしれないが、それは、

「え?パワーポイントくらいパソコンに入っているでしょう?」

と言っているのと似ているのだ。
そこは、多くの人が見られるであろうDVDかブルーレイにダビングして渡した方が良い。

パソコンのファイルも一緒。

PDFにして相手に送れば、
「見られない」「印刷がズレる」「数字を改竄される」
などのトラブルは無くなるのである!

今のワード、エクセル、パワーポイントには作ったファイルを、PDFで保存する機能がある。

PDFは、見るためのアプリが無料!
パソコンも、スマホも、無料でPDFを開くアプリ「Adobe Reader」(アドビリーダー)がある。

【今日のまとめ】

ワードやエクセルで作ったファイルは、PDFにして送ろう。

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